當前,我們正處在信息大爆炸時代,以物聯網、互聯網大數據、智能化、雲計算等為標誌的網絡充斥到社會生活、生產的各個角落。在我國,檔案館產生與發展經曆了一個由低級到高級、由簡單到複雜的發展曆程,與時代發展同步,現代化檔案館建設也給未來檔案館建設提出了明確要求,那就是要向更高級的綠色、智能、智慧檔案館建設邁進。數字檔案館是傳統檔案館的升級版,智慧檔案館又是是數字檔案館的升級版,或是更高層次和階段,智慧檔案館是數字檔案館發展的必然結果。通俗講,我們正在進行智慧城市建設,而智慧檔案館全方麵服務作用也就凸顯出來,也就體現出了智慧檔案館的記憶中樞職能,從而也就可以為黨和政府的決策提供參考。

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一、智慧檔案館的發展理念

作為傳統檔案館、數字檔案館建設的更高層次和階段,智慧檔案館的理念確立以及實際建設迫在眉睫。智慧檔案館有狹義和廣義兩個概念,狹義智慧檔案館是指包含多元化檔案資源中傳統檔案和新型檔案內容信息和載體信息的檔案館建設等方方麵麵的內容。廣義的智慧檔案館是指涉及全部信息的檔案館,凡是數字化、智能化等信息化管理下的檔案館都一律統稱為廣義智慧檔案館。目前來看,狹義檔案館建設以外的各方麵建設與發展也是尤其重要,也是我們未來發展的重要方麵。

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數字檔案管理的產生,給傳統檔案工作帶來了革命性的變革與發展。但是,從嚴格意義上說,或者是從未來發展戰略來看,還會有存在一定的製約因素或局限性,比如理念、技術和資源等。數字檔案館建立和發展實際上不是檔案管理的改革,而是檔案信息管理變革。數字檔案館建立沒有在檔案管理實體方向實現突破,表現為檔案信息與檔案實體信息沒有很好結合。數字檔案館不具備開展業務工作及輔助檔案信息用戶思維的功能。數字檔案館資源結構難以突破傳統檔案館既有的局限性,因為它受製於傳統檔案資源的嚴格限製。另外,數字檔案館技術、信息管理、服務、安全等方麵仍有一定程度的薄弱環節。相比之下,智慧檔案館將實現檔案信息感知與服務的廣泛化,再通過三網融合,加快實現城鄉間檔案信息服務全覆蓋。

智慧檔案館能夠全麵感知、分析和整合檔案資源和檔案館的運行信息,可以為檔案管理和信息開發創造了更美好的前景。智慧檔案館在智慧城市建設中的作用越來越大,作為智慧城市建設的重要組成部分,其價值愈加顯現,比如,可以為市民發揮多元化的信息資源服務作用;符合市民和社會組織需求導向;建立廣覆蓋、多樣化、多途徑的檔案信息服務體係等,讓市民和諸多社會組織感受到檔案館信息化帶來的智慧服務和個性化服務。智慧檔案館建設與發展能夠大大提高工作效率,可以更好的為黨政機關、事業單位、企業、社會組織、基層群眾等提供優質服務,為全社會提供檔案信息共享支撐平台。

二、智慧檔案館的體係與構成框架

現實中,我們不能忽視如何突破數字檔案館的局限性。智慧檔案館建設關鍵在於突破數字檔案館信息應用的理念、範圍和模式,建立集全麵感知,資源多元、雙模有儲、綜合處置、泛在應用等於一體的檔案及檔案管理與運營的綜合支撐平台。

(一)多元資源。多元化的檔案資源是智慧檔案館建設的信息化基礎。信息資源一般是由原生電子檔案、檔案數字化成果、經濟社會運行及管理信息回歸檔案數據庫等構成的檔案內容信息資源,還包括檔案目錄、索引、類別等構成的檔案管理信息資源,還有基於射頻識別技術的檔案實體信息資源,由網絡信息、媒體信息、非物質文化信息等城鄉社會記憶資源;以及由用戶信息、檔案利用信息、檔案數據挖掘信息等構成的檔案應用信息資源,由供電信息、濕溫度信息、安保構成的檔案樓宇管理信息資源。(見表1

1:檔案資源多元化類別表

檔案資源類別包含內容

檔案管理信息資源檔案目錄檔案索引

檔案實體信息資源RFID技術即射頻識別技術

檔案城鄉記憶資源媒體信息網站信息非物質文化信息

檔案應用信息資源用戶信息檔案利用信息檔案數據挖掘信息

樓宇管理信息資源供電信息溫度信息濕度信息安保信息

檔案內容信息資源原生電子檔案檔案數字化成果經濟社會運行及管理信息歸檔數據庫

從上表看出,這些檔案的多元化的資源可以讓用戶感知和獲取的信息內容,更好地滿足市民的各方麵需要,也可以使檔案管理工作者得心應手地感知到檔案管理信息,達到更加精準的工作,獲取或協同處理檔案業務工作,達到服務簡明化以及檔案服務的最佳狀態。

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(二)全麵感知。檔案智慧管理的第一要素就是感知,也是明確要求。通過相應的技術手段和管理策略將檔案實體、檔案內容、檔案管理信息等與互聯網聯係起來,實現對檔案內容信息的感知,實現對檔案實體的感知,實現對檔案管理信息的感知,即感知信息、感知檔案、感知管理。感知需要高的技術要求,比如,要通過RFID技術實現對檔案實體的感知,用智能化定位、跟蹤、識別、監控和管理實體。比如,在感知檔案內容方麵,通過智能化的數字挖掘技術的實現,以智能化識別、抽取、整合和應用檔案信息。在檔案管理狀況感知方麵,主要通過樓宇智能管理技術實現,以智能化監測、評價和處置檔案管理的狀態。(見表2

2:檔案智慧管理全麵感知情況分類

感知類別技術實現智能化狀態

檔案內容感知智能化數據挖掘技術實現智能化識別、抽取、整合、應用檔案信息

檔案管理狀況感知樓宇智能管理技術實現智能化監測、評價和處理檔案管理狀態

檔案實體感知通過RFID技術實現,即射頻識別技術實現智能化識別、定位、跟蹤、監督和管理

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(三)綜合處理。智慧檔案館的智慧所在就是建立了應對和處理機製,而這種機製是建立信息基礎之上的。通過對檔案信息需求特征解析平台和檔案利用知識管理、經驗管理等支持平台,對檔案信息感知發麵進行利用政策容許度、相關內容、利用方式、途徑合理性等評價。全方位提高檔案信息利用的查全率、查準率、查速率,以便確保檔案信息的充分利用。另一方麵,通過對檔案實體與內容信息、檔案實體信息與樓宇管理信息的綜合分析,及時掌握檔案管理的運行情況,把握檔案工作標準,提出處置策略和考核指標,為檔案工作者提供指針式判斷界麵和菜單式處置方案建議,從而提供可視化、量化的數據支撐和智慧支撐,實現檔案信息、實體、管理環境的一體化管理,切實達到檔案的交互式管理。

(四)雙模存儲。大量數據的存儲和運算時智慧檔案館建設有一大特征。

實踐證明,雲計算不是解決海量數據矛盾和問題的唯一途徑。比如,有一些檔案具有安全和保密性的特征和特點,這就要求智慧檔案館具有獨立產權、獨立數據計算和相應的存儲能力,這裏先進設備、設施特別重要。同時,智慧檔案館建設還離不開雲計算和雲儲存技術,這是因為海量數據處理和存儲壓力大,而潛在用戶利用需求也需要這一技術支持。為此,智慧檔案館就一定要采取自有雙模模式。可以預見,未來的智慧檔案館一定會運行於檔案雲範圍之中。

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(五)泛在應用。隨著現代化科技的快速發展,智慧檔案館的服務領域也即將隨之擴大,服務範圍將會更廣泛。比如,跟進移動服務技術,建立移動數據信息查閱服務中心;再如,利用手機無線網等終端設備,實現檔案信息服務的移動化。同時,我們應將檔案信息服務納入三網融合的新的終端設備。

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三、智慧檔案館建設的總體構想

一般來說,目前所說的智慧檔案館建設大都是指狹義的概念,各地各級檔案館建設都是以狹義的智慧檔案館建設為目標,在不同層麵或與不同形式著手智慧檔案管項目研究和建設。比如,智慧檔案館建設的總體方案研究與確定,智慧檔案館建設的框架搭建、智慧檔案館建設可行性的研究等。調查顯示,各級檔案館本著構建一個初級的智慧檔案館,之後再建立全麵的智慧檔案館。

智慧檔案館建設應有以下內容和流程:一是電子文檔一體化與業務數據倉儲管理;二是物聯網技術與檔案智能管理;三是記憶理念與數字文獻資源管理,四是智慧泛在理念與檔案信息服務;五是智能技術與檔案管理工作科學化;六是真實可信,長期使用與安全存儲;七是網格化管理與檔案業務監督指導等。這些將是智慧檔案建設的主要流程。從目標來看,通過構建檔案智慧管理、收集、服務、保護、監督等平台,實現檔案價值的深層次開發利用,實現檔案資源的高度智能化管理。

(一)管理平台。目標確立後管理狀況為關鍵環節。在檔案智慧管理後麵,要重點推進物聯網,即射頻技術在檔案智能化識別、定位、跟蹤、監控、管理等發麵的應用,從而更快實現檔案實體信息與內容信息一體化、交互花管理。實踐中,這種管理有一定難度,需要先進設備和人才支撐。

(二)收集平台。收集平台尤為重要。一是、加強電子檔案的接收與管理;二是、集中管理各單位有長久保存價值的業務檔案數據庫;三是、實現檔案館對網站、廣播、電視等媒體信息的智能采集和自動歸檔;四是、有計劃大規模積累城市曆史文化資源,通過專用網站提供權威的城市曆史文化資源。

(三)服務平台。在傳統檔案館、數字檔案館的信息服務體係建設,建立移動數字檔案館信息查閱中心,拓展檔案服務領域,合理構建市民參與、以人為本、社會協同的檔案服務機製。

(四)保護平台。各地各級檔案館建設一定要根據自身特點和當地實際,建立安全存儲備份平台和遷移仿真平台,使電子檔案智能備份遷移技術、電子的檔案封裝技術各級各類數據資源的分層存儲技術得到充分展示和利用。加強檔案管理的智能跟蹤與記錄,確保軟、硬件係統的正常使用。

(五)監督平台。為推動部門間的信息共享和業務協同,就要建立業務管理係統,通過智慧技術實現檔案流、工作流的全程管理。積極建立網絡化管理的檔案業務監督指導體係,實現智能化監控,完成檔案業務知識支持服務和檔案管理模型的智能化構建,完善業務指導模式,提升監管效能。

 

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